Combinação de soluções de qualidade, integração e migração de dados ajuda a segunda maior universidade privada do Brasil a obter retorno mais rápido e significativo de seus dados.

“A Informatica é a parceira mais importante e confiável da Estácio de Sá na área de tecnologia. Através de uma combinação de qualidade de dados e integração de dados, a Plataforma Informatica está ajudando a universidade a gerar uma eficiência operacional notável, a aumentar o número de alunos matriculados e a sustentar sua posição como centro de excelência acadêmica no Brasil.”
– José Ricardo Cavalcante, Gerente de Infraestrutura de TI, Universidade Estácio de Sá

Resumo executivo
Raras vezes o retorno financeiro decorrente do aperfeiçoamento da qualidade de dados foi tão atraente. Ao implementar a Plataforma Informatica, a Universidade Estácio de Sá obteve um benefício notável relacionado à minimização de riscos financeiros.

A visão precisa e de alta qualidade dos dados de 250.000 estudantes tem melhorado a eficiência na cobrança de mensalidades e impedido o extravio de materiais didáticos enviados aos alunos por correio devido a incorreções nos dados.

Valendo-se da qualidade de dados como um componente central de sua estratégia de dados e tecnologia, a segunda maior universidade brasileira está usando a Plataforma Informatica para migrar dados de seu sistema proprietário de administração de alunos para a solução PeopleSoft Enterprise Campus. Esta migração de sistema resultará em uma administração mais abrangente e ágil das interações com os alunos. A Plataforma Informatica também servirá de base de sustentação para uma estratégia agressiva de crescimento por meio de aquisições, contribuindo para que a Estácio de Sá mantenha sua liderança entre os centros de excelência acadêmica do Brasil.

Segunda maior universidade privada do Brasil
Uma das grandes universidades particulares do país, a Universidade Estácio de Sá homenageia com seu nome o militar português que fundou a cidade do Rio de Janeiro. Hoje, no entanto, a universidade não está restrita a essa cidade, contando com 75 campus espalhados pelo Brasil, que atendem a mais de 250.000 estudantes.

Trata-se de uma organização ambiciosa, cujo crescimento foi impulsionado por sua excelência educacional, amplo leque de carreiras e intenso programa de aquisições de outras universidades e faculdades independentes. Mas, para manter-se na liderança, a Estácio de Sá precisava ter seus valiosos dados sob controle. A utilização de um sistema proprietário e inflexível de informações sobre os alunos (denominado SIA) dificultava o atendimento das necessidades de alunos e ex-alunos. Além disso, dados de baixa qualidade prejudicavam as tentativas de comunicação eficaz com os estudantes. Em termos concretos, os problemas de qualidade de dados da Estácio de Sá eram de tal ordem que, de acordo com estimativas, de uma base de 250.000 alunos ativos, cerca de 24.000 (quase 10%) estavam registrados no sistema da universidade com dados de identificação e/ou endereços inválidos ou incorretos.

O Projeto Galileu surgiu para modernizar a infraestrutura tecnológica da universidade, elevar o nível de atendimento aos alunos e fomentar a eficiência operacional da universidade. O projeto é orientado por três objetivos principais: otimizar a qualidade de dados, efetuar a migração do SIA para a solução PeopleSoft Enterprise Campus, e criar o “Kit de Integração Estácio,” que servirá como base para a padronização de todas as futuras iniciativas de integração de dados, inclusive as relacionadas com a aquisição de novas faculdades pela Estácio de Sá.

“Um dos maiores problemas do sistema SIA era a quantidade de erros no momento da entrada de dados”, explica José Ricardo Cavalcanti, Gerente de Infraestrutura de TI da Estácio de Sá. “Quando os alunos se matriculavam na universidade, os dados eram captados por uma série de sistemas e processos diferentes. O resultado eram dados sujos, incorretos e incertos. Sempre que expedíamos a fatura da mensalidade, materiais didáticos e outros tipos de comunicados, desperdiçávamos muito, pois a taxa de devolução ao remetente era alta. Essa inexatidão causava reflexos negativos sobre a universidade, porque muitos alunos não recebiam as informações necessárias no momento oportuno.”

Assegurando uma visão confiável dos dados
Todos esses problemas – baixa qualidade de dados, dificuldades de migração de dados e ausência de uma metodologia de integração de dados – estão sendo resolvidos com o apoio da Plataforma Informatica. Ao selecionar a tecnologia da Informatica, a Estácio pautou-se por critérios como a independência, a maturidade dos produtos e o roadmap futuro da universidade. Adicionalmente, a Estácio de Sá sabia que estava escolhendo uma empresa líder em integração de dados, comumente representada no quadrante superior direito das análises de TI, por sua visão completa e capacidade de execução.

Para migrar do SIA para a solução Enterprise Campus, a Estácio precisou, antes de tudo, tornar os seus dados confiáveis. A solução Informatica Data Quality™ foi eleita para aplicar regras aos dados dos alunos e reutilizá-los em todos os futuros projetos de integração de dados. Essa tecnologia aberta é usada para aperfeiçoar a qualidade de dados em três pontos importantíssimos do relacionamento do aluno com a faculdade: quando os estudantes inicialmente candidatam-se a um curso e prestam o vestibular; quando são aprovados e matriculam-se formalmente na universidade; e a intervalos regulares, quando finalizam o preenchimento de suas informações cadastrais.

A Estácio de Sá adotou o Informatica Data Quality em outubro de 2011 e, apenas dois meses depois, já estava colhendo o retorno sobre o investimento na forma de dados mais confiáveis e precisos. O benefício mais notável é a redução de custos obtida. Como destacado anteriormente, a Estácio de Sá estima que, de uma base de 250.000 alunos ativos, cerca de 24.000 estavam registrados com dados de identificação/endereçamento inválidos ou incorretos no sistema SIA. Considerando que 10% dos boletos de cobrança podiam não chegar aos destinatários (ou seja, 2.400 boletos) e que o valor médio da mensalidade gira em torno de R$ 486,00, calcula-se em R$ 1,2 milhões mensais o total de mensalidades com risco de não serem pagas ou serem pagas em atraso pelos alunos. A universidade também incorria em custos adicionais devido ao envio incorreto das notas fiscais eletrônicas correspondentes às faturas.

Ao mesmo tempo, até 10% dos materiais didáticos dos alunos matriculados estavam sendo devolvidos devido a informações erradas no campo de endereçamento, o que gerava custos adicionais e recorrentes à Estácio de Sá. Com os poderosos recursos de saneamento de dados e validação de endereços da Plataforma Informatica, a universidade conseguiu resolver vários problemas de uma só vez. De acordo com Cavalcanti, a estratégia de qualidade de dados tem se mostrado tão eficaz que a taxa de erros no endereçamento para alunos tende, nos próximos meses, com a evolução das iniciativas de saneamento, a zero. “Somando as economias em mensalidades não pagas às de extravio de materiais didáticos, a Universidade Estácio de Sá está economizando uma quantia anual siginificativa com o Informatica Data Quality”, afirma Cavalcanti.

Reduzindo custos e risco da migração de dados
Agora que a universidade possui dados confiáveis e de alta qualidade, pode voltar sua atenção à migração do SIA para uma nova plataforma. Trabalhando em colaboração estreita com a equipe do Informatica Professional Services, a Estácio de Sá usará a Plataforma Informatica para extrair retorno financeiro de seu investimento estratégico nessa nova solução, ao mesmo tempo em que minimiza os riscos inerentes ao projeto de migração de dados. Além disso, a solução da Informatica contribuirá para baixar os custos do projeto ao automatizar processos, melhorar a colaboração entre as áreas de TI e de negócios e ao incorporar boas práticas, de sucesso comprovado.

A Plataforma Informatica possibilita que a equipe da Estácio de Sá tenha acesso nativo a qualquer tipo de dados em qualquer sistema, o que reduz o tempo gasto em extração e carregamento de dados durante o projeto de migração. O conteúdo e a estrutura dos dados do SIA poderão ser analisados e os dados com problemas de qualidade poderão ser marcados para que sejam corrigidos posteriormente. A tecnologia da Informatica também oferece a flexibilidade de converter, transformar e conciliar todos os tipos de dados, a fim de que sejam disponibilizados no lugar, no momento e no formato exatos. Um dos componentes da Plataforma Informatica – o Informatica PowerExchange® for Oracle – irá ler e gravar dados diretamente no banco de dados Oracle. Este recurso vai aumentar a agilidade, baixar custos e elevar o retorno financeiro sobre os dados, uma vez que elimina os gastos relacionados com programação e reduz a necessidade de ter funcionários especializados em Oracle na equipe.

A Plataforma Informatica também vai alavancar a missão da Estácio de Sá de crescer por meio de aquisições. Só neste ano, a universidade adquiriu quatro faculdades. Os muitos terabytes de dados dessas organizações serão integrados por meio da Plataforma Informatica e usados pelas faculdades futuramente adquiridas, independentemente da fonte ou formato dos dados. O saneamento desses dados integrados também será feito pela Plataforma Informatica, a fim de assegurar o atendimento aos mais altos padrões de qualidade.

“A Informatica é o parceiro mais importante e confiável da Estácio de Sá na área de tecnologia”, afirma Cavalcante.
“Através de uma combinação de qualidade de dados e integração de dados, a Plataforma Informatica está ajudando a universidade a obter uma eficiência operacional notável, a aumentar o número de alunos matriculados e a sustentar sua posição como centro de excelência acadêmica no Brasil.”

Top